¿Has estado alguna vez en una convención o reunión repleta de presentaciones largas y aburridas?

O lo que es peor…

El que daba una de esas presentaciones largas y aburridas ¿ERAS TÚ?

Si te ha pasado alguna vez, no desesperes. Ésta es una situación muy habitual que se da en muchas reuniones, convenciones y congresos. Pero que sea habitual no quiere decir que sea deseable, así que te sugiero que te pongas manos a la obra para que tus presentaciones consigan llegar de verdad a tu audiencia. En este postte explicaré una manera de conseguirlo.

Para empezar, un dato importante

El famoso psiquiatra David Burns afirma que hay un tiempo limitado en el que el ser humano mantiene la atención: los primeros 5 minutos son los mejores, pero a partir del minuto 10 la concentración empieza a bajar y después del minuto 18-20 entramos en lo que llama “la zona negra”. En esa zona apenas podemos concentrarnos en lo que escuchamos si no tenemos un nuevo estímulo. Por lo tanto, si vas a dar una presentación, mucho cuidado con alargarla demasiado si no quieres que tu audiencia acabe en los brazos de Morfeo o haciendo la lista de la compra mentalmente.

Cuando el tiempo se te escapa

Muchos oradores suelen perder la noción del tiempo mientras están hablando y acaban robando minutos cruciales a los ponentes que vendrán después. Este hecho, aparte de dar mala imagen, provoca tener que terminar más tarde o que el último ponente pague los platos rotos, haciéndole reducir considerablemente su intervención.

Astrid Klein y Mark Dytham, dos arquitectos que vivían en Tokio, empezaron a organizar eventos donde jóvenes emprendedores compartían sus ideas. Para conseguir que todos pudieran hacer sus exposiciones de la manera más eficiente, crearon en 2003 un formato de presentación al que llamaron PechaKucha (la palabra es una onomatopeya que reproduce el sonido de un conversación).

Un formato que consigue objetivos

La principal norma de PechaKucha es que la presentación debe tener 20 diapositivas en total y hablar 20 segundos en cada una de ellas. Esto da un total de 6 minutos y 40 segundos por cada presentación. ¡Es un reto! Pero vale la pena, porque te aseguras de que tu audiencia está en el mejor momento para recibir información.

Tú no tienes el control

La otra característica del formato PechaKucha es que la duración de la presentación va previamente programada. Es decir, tú no tendrás el “pasa diapositivas” sino que cada 20 segundos irá apareciendo una nueva diapositiva de manera automática, independientemente de si has terminado de hablar sobre esa diapositiva o no. De esta forma seguro que tu discurso termina en el tiempo que te has propuesto.

Se recuerda mejor con imágenes

El hecho de que haya tantas diapositivas que se muestra de manera dinámica hará que tu presentación sea más estimulante y atrayente. Utiliza el PowerPointsólo de soporte: cuanto menos texto mejor. Si además incluyes imágenes impactantes, conseguirás más conexión emocional con tu público y que después recuerde mejor lo que has dicho.

Haz tu PechaKucha en 5 pasos

Define el objetivo de tu presentación y la idea principal que quieres transmitir.
Organiza tu mensaje de manera que lo distribuyas en 20 ideas secundarias que refuercen la idea principal.
Selecciona una imagen para explicar cada idea secundaria.
Concreta el texto que dirás cuando aparezca cada imagen: entre dos y cuatro frases por diapositiva (depende de lo rápido que hables).
Practica hasta que salga fluido sin preocuparte de las imágenes.
Todo son beneficios

Al tener sólo 20 segundos por cada diapositiva escogerás mejor las palabras, eliminando aspectos irrelevantes que sólo cansan a la audiencia y tu exposición será más:

Ágil

Clara

Sintética

Concisa

Entretenida

Impactante

Puntual

Pero ¿este formato es para mí?

En un principio se popularizó entre diseñadores y actualmente se ha abierto a otros colectivos, tanto que se realizan eventos PechaKucha en 860 ciudades. También se está extendiendo cada vez más a empresas de diferentes sectores por sus buenos resultados. Las organizaciones se han dado cuenta de que para conseguir la excelencia necesitan buenos líderes y para ser un buen líder necesitas ser un buen comunicador. Presentar en este formato requiere algo más de preparación, pero el resultado es notablemente superior y con un poco de práctica controlarás los tiempos fácilmente.

Así que si tienes una presentación próximamente o vas a organizar una convención en tu empresa te animo a probar PechaKucha ¡Seguro que repites!

¿Necesitas mi ayuda?

Desde siempre me ha fascinado el desarrollo de las personas y participar en el descubrimiento y la potenciación de todas sus habilidades.